Effet coronavirus : l’avènement des conférences virtuelles

Après les attentats du 11 septembre 2001, environ un tiers des salons professionnels programmés aux Etats-Unis ont migré vers une solution virtuelle, certains durablement, d’autres de façon temporaire, quelques-uns choisissant un modèle hybride faisant cohabiter exposition physique et salon virtuel.

Cet engouement pour les salons virtuels, à l’instar des premiers pas effectués avec des adaptations des jeux en ligne Second Life et The Sims, en particulier pour les forums de l’emploi et les campagnes de recrutement dans les grandes entreprises, s’est accompagné d’une montée en puissance technologique à mesure qu’évoluaient les débits internet. Les premières tentatives ont souvent connu l’échec à cause d’une fluidité médiocre par manque de débit côté utilisateur ou, à l’opposé, victimes de leur succès par saturation du réseau à cause d’infrastructures serveur sous-dimensionnées.

Vingt ans plus tard, si la technologie des salons virtuels est efficiente et les débits domestiques quasiment surdimensionnés, ce marché n’a pas réellement décollé, principalement pour deux raisons. La première, parce que l’impériosité d’une parade virtuelle liée à un contexte d’impossibilité physique ne s’est pas fait ressentir depuis (le contexte ambiant d’une menace terroriste n’a plus jamais conduit à l’annulation d’un salon professionnel). La seconde, parce que la virtualisation n’est pas parvenue à remplacer complètement le networking, indissociable du concept de salon professionnel, comme discuter face à face avec son interlocuteur et argumenter une proposition, échanger des cartes de visites, prendre en mains un échantillon ou assister à une démonstration sous ses yeux…

Les solutions de conférence vidéo à plusieurs, les « chat room » et toutes les fonctionnalités qu’offrent désormais les réseaux sociaux, sont autant d’outils venus se greffer aux plateformes de salons virtuels. Ces facilités de mise en relation constituent un pis-aller qui ne remplaceront jamais le contact humain.

Qu’en est-il pour les conférences ?

La crise actuelle du coronavirus entraîne depuis mars dernier l’annulation ou le report de tous les événements professionnels de la planète : salons, congrès, séminaires… Le tourisme d’affaires est un secteur aux abois, tant la situation de certains prestataires de la filière événementielle est catastrophique. Le drame se joue en silence, avec l’espoir que les mesures annoncées pour soutenir les entreprises les plus affaiblies leur permettent de reprendre l’activité « aux beaux jours » (l’expression prend tout son sens désormais). Personnel en télétravail lorsque c’est possible, ou en chômage partiel, activité quasi nulle dans certains métiers comme les traiteurs, les hôtels, les fournisseurs de goodies, les agences d’hôtesses, les imprimeurs et sérigraphes…

A contrario, les agences événementielles comme les sites d’accueil (palais des congrès, hôtels resort…) ne sont pas à l’arrêt, mais travaillent d’arrache-pied à la reprogrammation des événements (lorsqu’ils n’ont pas été annulés), dès cet automne ou plus sûrement en 2021, avec des plannings d’occupation rapidement étriqués… Les rares congrès encore programmés après l’été risquent de devoir faire face à une concurrence déloyale, avec l’arrivée en frontal d’événements sur des thématiques proches initialement prévus ce printemps et qui viennent désormais les concurrencer, avec pour conséquence une possible fuite de leurs participants et de leurs sponsors.

Virtualiser les conférences, en attendant le retour à la normale

Certaines communautés de recherche qui avaient terminé leur campagne de soumissions d’abstracts cet hiver et s’apprêtaient à monter leur programme de conférence, se retrouvent confrontées à un dilemme inédit : certains auteurs ne sont pas disposés à différer leur communication dans le temps (parfois jusqu’à 18 mois) et menacent de retirer leur papier pour le proposer à un congrès concurrent, à une date plus proche. Un vrai casse-tête pour les comités scientifiques qui veulent offrir à leurs collègues la valorisation de leurs travaux de recherche et la visibilité auxquelles ils aspirent.

L’une des pistes consiste à proposer aux auteurs qui le souhaitent, de maintenir leur communication en participant à une conférence virtuelle, éventuellement programmée aux dates initialement prévues. L’expérience des salons virtuels évoquée plus haut, combinée aux outils modernes de mise en relation en ligne, va permettre à ces communautés de maintenir un événement en 2020, en attendant mieux.

Après avoir effectué un tour d’horizon des solutions existantes en France et à l’étranger, l’agence Vert Com a choisi de travailler avec la société française Aleou qui propose la solution e-Slides. Cet outil de gestion de la diffusion des présentations PowerPoint propose l’enregistrement audio et vidéo des speakers. Il fut initialement développé pour enregistrer les présentations en cours de conférence, afin de les rendre disponibles en consultation après l’événement. En quelques jours, l’équipe de développement a optimisé son logiciel pour permettre aux auteurs de s’enregistrer de chez eux, à l’aide d’une simple webcam ou de la caméra de leur ordinateur, puis de transférer leur vidéo sur la plateforme de diffusion. Le résultat permet d’avoir sur le même écran la vidéo et les commentaires du speaker, ainsi que sa présentation PowerPoint qui défile de manière synchronisée.

La simplicité d’utilisation du logiciel pour le speaker a été un atout déterminant dans le choix de cette solution. Quant au rendu final, il ne dépend que du talent de l’orateur… dans des conditions presque similaires à la prestation qu’il aurait donnée devant ses collègues.

Côté organisateur, nous avons imaginé de proposer l’accès à ces présentations sous la forme d’une conférence virtuelle, à laquelle on accède après avoir acquitté son inscription comme on le ferait pour un événement physique. La visualisation peut se faire sur n’importe quel appareil connecté à internet, de préférence un ordinateur ou une tablette (pour la taille de l’écran et le confort de lisibilité des slides). Au choix, les participants peuvent visualiser les présentations quand ils le souhaitent (éventuellement dans un créneau limité de dates) ou en respectant un programme précis, avec la possibilité après chaque session (toutes les deux heures par exemple) d’échanger avec l’auteur et les autres participants. La conférence virtuelle est hébergée sur le site internet du congrès, auquel on ajoute des fonctionnalités de discussion en ligne : soit une simple chat room sur laquelle on échange des messages texte, soit une solution vidéo comme Zoom, Skype, Microsoft Teams ou Slack… mais attention au risque de cacophonie !

Rien n’empêche d’associer également les sponsors à la conférence virtuelle, en leur proposant de figurer en bonne place sous la forme d’une bannière ou d’un encart, voire d’intégrer leurs présentations dans une session qui leur serait dédiée.

Le modèle économique de notre conférence virtuelle est basé sur des recettes d’inscription, éventuellement de sponsoring, qui permettront largement de couvrir le coût de mise en œuvre de la solution e-Slides et de l’outil de discussion en ligne finalement retenu. Considérant que les autres postes liés au site internet et au marketing de l’événement étaient de toute façon prévus dans le projet initial, les seuls frais de la conférence virtuelle sont minimes comparés à ceux d’un congrès physique. L’intérêt principal étant, nous l’avons démontré plus haut, de permettre aux chercheurs de communiquer les présentations qu’ils estiment ne pas pouvoir différer.

Pour voir une démo ou évoquer un projet, écrivez à contact@agence-vert.com.